PRIVACYVERKLARING

I - ALGEMEEN

Stichting Zegerplons

Deze privacyverklaring is opgesteld door stichting Zegerplons (hierna: “Stichting). De contactgegevens van de Stichting zijn:

Adres: Europalaan 16, 2408 BG. Alphen aan den Rijn

Telefoon: 0172-769000

E-mail: info@zegerplons.nl

Verwerkingsverantwoordelijke

De Stichting verwerkt persoonsgegevens in het kader van de organisatie van de Zegerplons. De Stichting is hierbij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan te merken.

Informatieplicht

Op de Stichting rust - als verwerkingsverantwoordelijke - de verplichting om de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt te informeren over het hoe en waarom van die verwerkingen. In deze privacyverklaring worden betrokkenen geïnformeerd voor welke doelen, met welke middelen en op welke wijze de Stichting persoonsgegevens verwerkt en welke rechten betrokkenen in dit kader hebben.

Wijzigingen

De Stichting kan deze privacyverklaring in de toekomst aanpassen. Indien de Stichting deze privacyverklaring aanpast, zal de gewijzigde privacyverklaring op de website van de Stichting (www.zegerplons.nl) worden gepubliceerd met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Als sprake is van wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, dan doet de Stichting haar best om die betrokkenen hierover ook direct te informeren.

II - DOELEINDEN EN MIDDELEN

Dit hoofdstuk is als volgt vormgegeven: per categorie van betrokkenen voldoet de Stichting aan haar informatieplicht. Naast de informatie per categorie van betrokkenen informeert de Stichting je ook over doeleinden die voor alle categorieën van betrokkenen gelijk zijn.

II.1 - Je bent deelnemer aan de Zegerplons

Ben je deelnemer dan kan de Stichting jouw persoonsgegevens voor de onderstaande doeleinden en met behulp van de onderstaande middelen verwerken:

1. Doeleinden en grondslagen

	Doeleinde	Grondslag
1	het registreren en bevestigen van de inschrijving door deelnemer	uitvoering overeenkomst
2	het toezenden van het ticket aan deelnemer	uitvoering overeenkomst
3	het verstrekken van de startkit aan deelnemer	uitvoering overeenkomst
4	het communiceren met deelnemer t.a.v. zijn inschrijving voor en deelname aan de Zegerplons	uitvoering overeenkomst
5	het contact opnemen met noodcontactpersoon van deelnemer in geval van een medisch incident m.b.t. de deelnemer tijdens de Zegerplons	gerechtvaardigd belang vitaal belang
6	het toezenden van onze nieuwsbrief t.a.v. een volgende editie van de Zegerplons	gerechtvaardigd belang
7	het maken van beeld- en geluidsmateriaal van de Zegerplons voor journalistieke doeleinden	gerechtvaardigd belang
8	het maken van beeld- en geluidsmateriaal van de Zegerplons voor promotionele en marketingdoeleinden	toestemming

Voor zover de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens voor een doeleinde is gebaseerd op het bestaan van een gerechtvaardigd belang (afweging belang van verwerkingsverantwoordelijke vs. belang van betrokkene), wordt hieronder het gerechtvaardigd belang van Stichting of derde (per doeleinde) geformuleerd:

Doeleinde	Gerechtvaardigd belang	Van wie?
A.5	Stichting in staat te stellen haar zorgplicht te vervullen in geval een medisch incident tijdens de Zegerplons m.b.t. de deelnemer die bij kennis is	Stichting
A.6	Stichting in staat te stellen deelnemers van de Zegerplons te informeren over de volgende editie van de Zegerplons	Stichting
A.7	Stichting in staat te stellen beeld- en geluidsmateriaal van de Zegerplons in het kader van journalistieke doeleinden te gebruiken	Stichting

B. (Categorieën) van persoonsgegevens

Stichting kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens per doeleinde verwerken indien u deelnemer bent.

Doeleinde	(Categorieën van) persoonsgegevens
A.1	e-mailadres* voornaam* achternaam* geboortedatum* woonplaats* telefoonnummer* noodnummer* in bezit zwemdiploma 12 jaar of jonger?: ja/nee* indien 12 jaar of jonger: naam begeleider* bevestiging dat voor deelname goede gezondheid nodig is* akkoord met de deelnemersvoorwaarden * gebruik beeld- en geluidsmateriaal waarop deelnemer herkenbaar is voor marketing- en/of promotionele doeleinden: ja/nee betaalgegevens
A.2	voornaam e-mailadres QR-code
A.3	QR-code
A.4	voornaam e-mailadres communicatie tussen de stichting en de deelnemer
A.5	noodnummer
A.6	voornaam e-mailadres
A.7	beeld- en geluidsmateriaal waarop deelnemer herkenbaar is
A.8	beeld- en geluidsmateriaal waarop deelnemer herkenbaar is

Toelichting gebruik beeld- en geluidsmateriaal

Stichting onderscheidt twee soorten beeld- en geluidsmateriaal:

1. beeld- en geluidsmateriaal waarop deelnemers niet-herkenbaar zijn;
2. beeld- geluidsmateriaal waarop deelnemers herkenbaar zijn.

Beeldmateriaal

Onder niet-herkenbaar beeldmateriaal verstaat Stichting beeldmateriaal 1) dat van een grote(re) afstand is genomen, 2) waarop personen op de rug zijn vastgelegd en/of 3) dat van bovenaf is genomen (bijvoorbeeld: met een drone). Alle het andere beeldmateriaal worden door Stichting als herkenbaar beeldmateriaal aangemerkt.

Geluidsmateriaal

Onder niet-herkenbaar geluidsmateriaal verstaat Stichting geluidsmateriaal waarop de stem van een deelnemer enkel hoorbaar is als onderdeel van het geluid dat wordt gemaakt door alle aanwezige deelnemers en personen gezamenlijk. Onder herkenbaar geluidsmateriaal verstaat Stichting geluidsmateriaal waarop de stem van een deelnemer duidelijk hoorbaar en verstaanbaar is zonder verstoord te worden door andere stemmen en geluiden.

Niet-herkenbaar beeld- en geluidsmateriaal

Beeld- en geluidsmateriaal waarop deelnemers niet-herkenbaar zijn, merkt Stichting niet aan als materiaal dat persoonsgegevens bevat.

Herkenbaar beeld- en geluidsmateriaal: toestemming

Beeld- en geluidsmateriaal waarop deelnemers herkenbaar zijn, bevatten wel persoonsgegevens.

Het beleid van Stichting is om ten behoeve van haar marketing- en promotionele doeleinden alleen herkenbaar beeld- en geluidsmateriaal van deelnemers van de Zegerplons te verwerken die daarvoor hun toestemming hebben gegeven.

 

Er geldt ten aanzien van het gebruik van herkenbaar beeld en geluidsmateriaal een journalistieke uitzondering. Het beleid van Stichting is dan ook dat zij ten behoeve van journalistieke doeleinden gebruik kan maken van herkenbaar beeld- en geluidsmateriaal van deelnemers op grond van haar gerechtvaardigd belang.

C. Verplichting tot verstrekking van persoonsgegevens

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is voor deelnemers noodzakelijk/verplicht om in te kunnen schrijven voor de Zegerplons. Persoonsgegevens die minimaal nodig zijn voor Stichting om een deelnemers te registreren en te ontvangen tijdens de Zegerplons, zijn onder B aangegeven met een *. Als een deelnemer deze noodzakelijke/verplichte gegevens niet aan Stichting wil verstrekken, kan Stichting de deelnemer niet laten deelnemen aan de Zegerplons.

D. (Categorieën) van ontvangers

De volgende (categorieën van) ontvangers kunnen persoonsgegevens van u ontvangen:

(Categorieën van) ontvangers
Intern	Extern
n.v.t.	Tixxy

 

E. Bron van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens die Stichting van u als verwerkt, zijn afkomstig van, dan wel kunnen afkomstig, zijn van:

Bron van de persoonsgegevens

uzelf

door Stichting zelf gegenereerd

 

F. Bewaartermijnen

Stichting bewaart uw persoonsgegevens gedurende onderstaande perioden. Na verloop van deze bewaartermijnen worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd/vernietigd door Stichting.

Doeleinde	Bewaartermijn
A.1	voor een periode van maximaal twee (2) jaar, gerekend vanaf de dag waarop de Zegerplons heeft plaatsgevonden.   Uitzondering geldt voor de verkoopadministratie. De gegevens met betrekking tot de overeenkomst die Stichting met deelnemer aangaat worden zeven (7) jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de betreffende overeenkomst tot stand is gekomen, bewaard, tenzij het behoud van deze persoonsgegevens langer nodig is ter onderbouwing/verdediging van een belang van Stichting in een gerechtelijke procedure.
A.2	voor een periode van maximaal twee (2) jaar, gerekend vanaf de dag waarop de Zegerplons heeft plaatsgevonden.
A.3	voor een periode van maximaal twee (2) jaar, gerekend vanaf de dag waarop de Zegerplons heeft plaatsgevonden.
A.4	voor een periode van maximaal twee (2) jaar, gerekend vanaf de dag waarop de Zegerplons heeft plaatsgevonden.
A.5	het noodnummer wordt slechts gebruikt voor de duur van het medisch incident m.b.t. de deelnemer.
A.6	voor een periode van maximaal twee (2) jaar, gerekend vanaf de dag waarop de Zegerplons heeft plaatsgevonden.
A.7	voor de periode dat het beeld- en/of geluidsmateriaal waar op een deelnemer herkenbaar is relevant is voor journalistieke doeleinden
A.8	voor de periode dat het beeld- en/of geluidsmateriaal waar op een deelnemer herkenbaar is relevant is voor de marketing- en promotionele doeleinden van Stichting

 

II.2 - Je vult het contactformulier in op onze website

Vul je het contactformulier in op onze website dan worden je persoonsgegevens door de Stichting voor de onderstaande doeleinden en met behulp van de onderstaande middelen verwerkt:

1. Doeleinden en grondslagen

	Doeleinde	Grondslag
1	reageren op, en het afhandelen van, het verzoek tot contact dat je via onze website hebt gedaan met betrekking tot de deelname aan de Zegerplons	uitvoering van overeenkomst
2	reageren op, en het afhandelen van, het verzoek tot contact dat je via onze website hebt gedaan met betrekking tot een ander onderwerp dan de mogelijke deelname aan de Zegerplons	gerechtvaardigd belang

Voor zover de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens voor een doeleinde is gebaseerd op het bestaan van een gerechtvaardigd belang (afweging belang van verwerkingsverantwoordelijke vs. belang van betrokkene), wordt hieronder het gerechtvaardigd belang van Stichting of derde (per doeleinde) geformuleerd:

Doeleinde	Gerechtvaardigd belang	Van wie?
A.2	het voor de Stichting mogelijk maken om aan het verzoek tot contact dat door u is gedaan gehoor te geven en uw van een antwoord te kunnen voorzien op uw vraag en/of opmerking	Stichting

B. (Categorieën) van persoonsgegevens

Stichting kan van u als betrokkene de volgende (categorieën van) persoonsgegevens per doeleinde verwerken.

Doeleinde	(Categorieën van) persoonsgegevens
A.1	naam * telefoonnummer e-mailadres * je vraag/opmerking/ingevulde gegevens op formulier ons antwoord op uw vraag/opmerking
A.2	naam * telefoonnummer e-mailadres * je vraag/opmerking/ingevulde gegevens op formulier ons antwoord op uw vraag/opmerking

C. Verplichting tot verstrekking van persoonsgegevens

De verstrekking van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk als u een contactverzoek indient via onze website. Persoonsgegevens die voor Stichting noodzakelijk zijn om uw contactverzoek in behandeling te kunnen nemen, zijn onder B aangegeven met een *. Mocht u deze verplichte gegevens niet willen verstrekken aan Stichting dan kan Stichting uw verzoek tot contact niet in behandeling te nemen.

D. (Categorieën) van ontvangers

De volgende (categorieën van) ontvangers kunnen in het kader van uw contactformulier persoonsgegevens van u ontvangen:

(Categorieën van) ontvangers
Intern	Extern
n.v.t.	n.v.t.

E. Bron van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens die Stichting van u als betrokkene verwerkt, zijn afkomstig van, dan wel kunnen afkomstig, zijn van:

Bron van de persoonsgegevens

uzelf

door Stichting zelf gegenereerd

F. Bewaartermijnen

Stichting bewaart uw persoonsgegevens gedurende onderstaande perioden. Na verloop van deze bewaartermijnen worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd/vernietigd door Stichting.

Doeleinde	Bewaartermijn
A.1	voor een periode van drie (3) maanden gerekend vanaf de dag dat er voor het laatst contact tussen ons en u op basis van het contactverzoek is geweest.
A.2	voor een periode van drie (3) maanden gerekend vanaf de dag dat er voor het laatst contact tussen ons en u op basis van het contactverzoek is geweest.

 

II.3 - Je bezoekt onze website

Bezoek en surf je onze website dan verwerkt de Stichting persoonsgegevens van jou. De Stichting verwijst je in dit kader hierbij naar het cookie statement van de Stichting.

II. 4 – Alle betrokkenen

 

1. Doeleinden en grondslagen

	Doeleinde	Grondslag
A.1	de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik, en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid, van de persoonsgegevens die binnen de systemen en website van Stichting worden verwerkt	gerechtvaardigd belang
A.2	de continuïteit en goede werking van onze websites en ondersteunende applicaties realiseren conform de afspraken tussen Stichting en haar opdrachtnemers/verwerkers, waaronder onderhoud, het maken van backups en het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden	gerechtvaardigd belang
A.3	het beschikbaar stellen van persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke (controle-)eisen die gesteld worden aan Stichting	wettelijke plicht

Voor zover de grondslag voor verwerking van persoonsgegevens voor een doeleinde is gebaseerd op het bestaan van een gerechtvaardigd belang (afweging belang van verwerkingsverantwoordelijke vs. belang van betrokkene), wordt hieronder het gerechtvaardigd belang van Stichting of derde (per doeleinde) geformuleerd:

Doeleinde	Gerechtvaardigd belang	Van wie?
A.1	de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik van onze systemen en websites en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid van de persoonsgegevens binnen onze systemen en websites.	Stichting
A.2	het bewerkstelligen van de continuïteit en goede werking van onze systemen en websites door onder andere onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden	Stichting

 

1. (Categorieën) van persoonsgegevens

Stichting kan van jou als betrokkene de volgende (categorieën van) persoonsgegevens per doeleinde verwerken.

Doeleinde	(Categorieën van) persoonsgegevens
A.1	alle (categorieën van) persoonsgegevens benoemd per categorie van betrokkenen (II.1 t/m II.3)
A.2	alle (categorieën van) persoonsgegevens benoemd per categorie van betrokkenen (II.1 t/m II.3)
A.3	alle (categorieën van) persoonsgegevens benoemd per categorie van betrokkenen (II.1 t/m II.3)

 

1. Verplichting tot verstrekking van persoonsgegevens

Voor de verwerking voor deze algemene doeleinden is niet aan de orde dat betrokkene bepaalde gegevens verplicht dient te verstrekken aan Stichting

1. (Categorieën) van ontvangers

De volgende (categorieën van) ontvangers kunnen in het kader van de algemene doeleinden persoonsgegevens van u ontvangen:

(Categorieën van) ontvangers
Intern	Extern
n.v.t.	Marshmallow (hosting website)
	Tixxy (service provider)

 

1. Bron van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens die Stichting van jou als betrokkene verwerkt, zijn afkomstig van, dan wel kunnen afkomstig, zijn van:

Bron van de persoonsgegevens

de bron van gegevens als benoemd bij de betreffende categorie van betrokkenen

 

1. Bewaartermijnen

Stichting bewaart jouw persoonsgegevens gedurende onderstaande perioden. Na verloop van deze bewaartermijnen worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd/vernietigd door Stichting:

Doeleinde	Bewaartermijn
A.1	deze persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk zes (6) maanden nadat ze zijn verkregen, tenzij het bewaren van deze persoonsgegevens noodzakelijk is ter afhandeling van een geconstateerd incident.
A.2	deze persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk zes (6) maanden nadat ze zijn verkregen, tenzij het bewaren van deze persoonsgegevens noodzakelijk is ter afhandeling van een geconstateerd incident.
A.3	deze persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk nadat er niet langer een wettelijke plicht bestaat om de persoonsgegevens te bewaren.

VI - DOORGIFTE AAN DERDEN

Wanneer van de diensten van Stichting gebruik wordt gemaakt, kunnen sommige van de persoonsgegevens worden gedeeld met derden. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om de overeenkomst waarbij betrokkene partij is goed uit te kunnen voeren of omdat een wettelijke verplichting op Stichting rust om de persoonsgegevens te delen. Wanneer Stichting de persoonsgegevens deelt met derden, die namens Stichting persoonsgegevens verwerken (verwerkers), zorgt Stichting ervoor dat de persoonsgegevens conform de AVG en deze privacyverklaring beschermd worden door de verwerkersovereenkomsten die Stichting met deze derden heeft gesloten.

VII - DOORGIFTE BUITEN DE EER

Het kan voorkomen dat Stichting persoonsgegevens doorgeeft naar een organisatie in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en dat dat land een lagere mate van bescherming kent met betrekking tot persoonsgegevens dan de bescherming op basis van de AVG en overige regelgeving binnen de EER. Zo kan het zijn dat een leverancier van online-dienstverlening (zoals Whatsapp, WeTransfer, Google en Dropbox) die Stichting gebruikt buiten de EER gevestigd is (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten van Amerika), en het gebruik van die dienstverlening een doorgifte van persoonsgegevens naar de leverancier meebrengt.

Als zich zo’n situatie voordoet en persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER dat minder juridische bescherming biedt aan persoonsgegevens, dan zal Stichting zorgen voor passende waarborgen om te bereiken dat de doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met de hier geldende privacywetgeving. Zo verstrekt Stichting enkel persoonsgegevens aan ontvangers in de VS die zijn gecertificeerd onder het EU-VS privacy shield. In andere gevallen kan Stichting deze passende waarborgen realiseren door een contract te sluiten met de ontvanger waarvan de inhoud overeenkomst met een voor dat doel goedgekeurd model van de Europese commissie of een nationale toezichthouder, dan wel door gebruik te maken van goedgekeurde gedragscodes of certificering.

Los hiervan kan Stichting persoonsgegevens doorgeven naar een organisatie in een land buiten de Europees Economische Ruimte (EER), welk land een lagere mate van bescherming kent met betrekking tot persoonsgegevens dan de bescherming op basis van de AVG en overige regelgeving binnen de EER, indien er sprake is van een wettelijke uitzondering als genoemd in artikel 49 AVG (bijv. op basis van uw uitdrukkelijke toestemming of noodzakelijk om een overeenkomst die voor u van belang is uit te kunnen voeren).

VIII - BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS

Bijzondere persoonsgegevens betreffen gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon of gegevens over gezondheid, of met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid. Deze gegevens verwerkt Stichting enkel indien en voor zover dat noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechten van Stichting in rechte.

IX - VERWERKING GEBASEERD OP TOESTEMMING

Indien Stichting persoonsgegevens verwerkt op basis van de grondslag dat uitdrukkelijke toestemming in dat kader is gegeven aan Stichting, heeft betrokkene te allen tijde het recht deze toestemming weer in te trekken. Mocht de toestemming worden ingetrokken dan zal Stichting de persoonsgegevens niet meer verwerken voor het doel waarvoor de toestemming is gegeven. Het intrekken van de toestemming doet overigens niets af aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voorafgaand aan de intrekking van de toestemming.

X - GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Stichting maakt in het kader van enige besluitvorming ten aanzien van betrokkene geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvormingsprocessen.

XI - RECHTEN ALS BETROKKENE

Een betrokkene heeft wat betreft de verwerking van persoonsgegevens door Stichting te allen tijde het recht om (bij) Stichting:

1. inzage te laten geven in de persoonsgegevens die Stichting van de betrokkene verwerkt (inzagerecht);
2. zijn persoonsgegevens te laten rectificeren als deze onjuist zijn (correctierecht);
3. zijn persoonsgegevens te alten wissen (verwijderingsrecht/recht op vergetelheid);
4. de verwerking van zijn persoonsgegevens te laten beperken (recht op beperking van verwerking);
5. bezwaar te maken tegen de verwerking van (bepaalde van) zijn persoonsgegevens (recht van bezwaar);
6. zijn persoonsgegevens aan hem te laten verstrekken, dan wel zijn persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten verstrekken (recht op dataportabiliteit).

Bovengenoemde rechten volgen uit de AVG. Deze rechten zijn niet altijd toepasbaar. Voor de uitoefening van sommige rechten zal sprake moeten zijn van specifieke omstandigheden om daar een beroep op te kunnen doen. Stichting verwijst voor deze specifieke omstandigheden naar artikel 15 t/m 18, 20 en 21 AVG.

Indien betrokkene gebruik zou willen maken van zijn rechten kan deze een mail sturen aan Stichting (privacy@zegerplons.nl) met daarin beschreven van welk recht gebruik wil worden gemaakt en op welke persoonsgegevens het verzoek betrekking heeft.

Stichting kan de betrokkene vragen zich te identificeren indien hij gebruik maakt van een recht als hierboven genoemd. De reden hiervoor is dat Stichting zeker dient te zijn dat zij de persoonsgegevens verstrekt of op andere wijze verwerkt op verzoek van de betrokkene die daar om verzoekt.

Mocht Stichting een verzoek van betrokkene om een van bovengenoemde rechten uit te oefenen niet honoreren dan onderbouwt De Stichting schriftelijk waarom zij dat niet doet, dan wel kan do

XII - BEVEILIGING

Stichting beveiligt de persoonsgegevens tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking en tegen verlies. Hierbij legt Stichting passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer. Rekening houdend met de stand van techniek en kosten van de tenuitvoerlegging garanderen deze maatregelen een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen.

XIII - KLACHTEN

Mocht een betrokkene onverhoopt een klacht hebben over de wijze waarop Stichting met de persoonsgegevens omgaat, dan probeert Stichting dat graag eerst zelf met betrokkene op te lossen. Betrokkene kan in dat geval een mail sturen naar privacy@zegerplons.nl. Stichting reageert daar dan snel schriftelijk op.

Het staat betrokkene - ingeval van een klacht ten aanzien van de wijze waarop Stichting persoonsgegevens verwerkt - echter ook vrij direct een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.